Firmowy numer stacjonarny w VoIP: kiedy rozważyć przeniesienie
Gdy zmieniasz siedzibę firmy albo inaczej organizujesz pracę zespołu, możesz zacząć się zastanawiać, jak zachować dotychczasowy kontakt telefoniczny z klientami. Znany klientom i kontrahentom numer stacjonarny nie musi być związany wyłącznie z jednym biurem. Rozmowa z dostawcą telefonii pozwoli omówić przeniesienie numeru stacjonarnego do VoIP i dopasować sposób odbierania połączeń do pracy w biurze oraz poza nim.
Przeniesienie numeru we współpracy z dostawcą
Na rozmowę z dostawcą możesz spojrzeć jak na planowanie firmowego kontaktu, a nie wyłącznie zmianę technologii. Opowiedz, jak dziś działa dotychczasowy numer stacjonarny: kto odbiera połączenia, w jakich sytuacjach rozmowy trafiają do innych osób i jak klienci kontaktują się z firmą. Te informacje pomagają określić sposób obsługi dopasowany do twojego zespołu oraz charakteru rozmów, które najczęściej prowadzisz.
Osobny kanał kontaktu może pomóc uporządkować telefoniczną obsługę klientów i oddzielić ją od innych spraw firmy.
Przy przenoszeniu numeru znaczenie ma kontakt zarówno z obecnym, jak i nowym dostawcą. Każdy z nich może uczestniczyć w uzgadnianiu dalszych kroków, a nowy operator pomaga przejść przez organizacyjną stronę zmiany. Wspólnie ustalicie, jak numer będzie wykorzystywany i jak mają być odbierane połączenia. Dzięki temu możesz zaplanować zmianę z myślą o ciągłości kontaktu z klientami, niezależnie od tego, gdzie pracujesz i kto w danym momencie obsługuje telefon. Uwzględnij także rytm pracy firmy: godziny, w których najczęściej dzwonią klienci, oraz to, czy rozmowy odbiera jedna osoba, czy kilka osób z zespołu.
Dodatkowe możliwości firmowej telefonii
Do firmowego numeru możesz dopasować rozwiązania, które ułatwiają organizację rozmów. Osobny kanał kontaktu może pomóc uporządkować telefoniczną obsługę klientów i oddzielić ją od innych spraw firmy. Możesz omówić z dostawcą, jak w firmie wykorzystać wirtualny numer telefonu, kto będzie odbierał połączenia i do jakich spraw ma służyć ten numer. Taki układ przydaje się, gdy klientom chcesz udostępnić bezpośredni kontakt z działem obsługi.
Jeśli rozmowy mają trafiać do różnych pracowników, dobrym uzupełnieniem może być wirtualna centrala. Pozwala ona zaplanować kierowanie połączeń do osób lub zespołów, co może ułatwić organizację telefonów w firmie z kilkoma działami. Możesz przemyśleć, jak klient ma dotrzeć do właściwego pracownika i w jaki sposób dział obsługi ma przyjmować rozmowy. Podział zgodny z rolami zespołów sprzyja przejrzystej obsłudze, a pracownikom pomaga orientować się, które połączenia należą do ich obowiązków. Dostawca może pomóc dopasować sposób korzystania z tych rozwiązań do potrzeb firmy.
Zachowanie firmowego numeru przy zmianie sposobu pracy może iść w parze z lepszą organizacją odbierania połączeń. Rozmowa z dostawcą pomoże ci zaplanować telefonię odpowiadającą potrzebom firmy i jej klientów.
